Wåhlin Fastigheter AB, org. nr 556223–3550, (”Wåhlin”) vill med denna policy informera om vår behandling av personuppgifter och att dessa hanteras i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.

1. Allmänt

Du ska känna dig säker när du lämnar dina personuppgifter till oss och att det finns ett tydligt ändamål samt rättslig grund för behandlingen. Vi arbetar löpande och systematiskt med de tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som krävs för att dina personuppgifter ska vara skyddade mot otillbörlig åtkomst, användning, förändring, radering och andra personuppgiftsincidenter.

GDPR står för General Data Protection Regulation som även kallas dataskyddsförordningen och började tillämpas den 25 maj 2018.

2. Personuppgiftsansvarig

Wåhlin Fastigheter AB, 556223–3550, är ansvarig för behandling av de personuppgifter som Wåhlin samlar in om dig i enlighet med denna integritetsskyddspolicy.

Kontaktinformation
Wåhlin Fastigheter AB
Box 1133
171 22 Solna
E-post: [email protected]

Är du anställd av ett annat bolag inom Wåhlin-koncernen är det i stället det bolaget som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter med avseende på din anställning.

3. Vad är en personuppgift?

All slags information som kan knytas till en fysisk person som är i livet. Typiska personuppgifter är personnummer, namn, adress, telefonnummer och även foton.

4. Vad är en känslig personuppgift?

Känsliga uppgifter är sådana som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter för att entydigt identifiera någon, uppgifter om någons hälsa, sexualliv eller sexuella läggning. Normalt är det förbjudet att hantera sådana personuppgifter men det finns undantag mot förbudet. Känsliga personuppgifter måste också skyddas mer än andra uppgifter.

5. Vad menas med behandling av personuppgifter?

Det betyder bland annat åtgärder som att till exempel samla in, registrera, lagra, bearbeta, använda, överföra eller sprida personuppgifterna samt att slutligen radera dessa.

6. Vad är ett personuppgiftsbiträde?

Ett företag eller en organisation som behandlar personuppgifter på uppdrag av den personuppgiftsansvarige och för dennes räkning. Exempelvis IT-leverantörer som säljer hyressystem som molntjänst och företag för löneadministration.

7. När får personuppgifter samlas in?

Behandling av personuppgifter får enligt GDPR av Wåhlin ske om åtminstone en av följande rättsliga grunder är uppfyllda:

• Samtycke – den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål

• Ingå/fullgöra avtal – behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.

• Rättslig förpliktelse – behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige, som exempelvis att följa bokföringslagen.

• Skydda den registrerade eller annan person – behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person.

• Allmänt intresse – När hanteringen av personuppgifter är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

• Intresseavvägning – behandlingen är nödvändig om företaget kan visa att dess eller en tredje parts berättigade intresse av att hantera personuppgifterna väger tyngre än den enskildes rätt till privatliv.

8. Vilka personuppgifter behandlar vi, varför, med vilken rättslig grund och hur länge?

Det övergripande syftet med att behandla dina personuppgifter är för Wåhlin att kunna bedriva vår verksamhet att förvalta och hyra ut bostäder, lokaler och parkeringsplatser, samt vara arbetsgivare. Wåhlin kan behandla personuppgifter med stöd av ovan nämnda lagliga grunder för olika ändamål. Vi ser till att en av de lagliga grunder som krävs finns för varje ändamål innan någon behandling sker. Wåhlin sparar endast uppgifterna så länge det är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Vi arbetar med rutiner som säkerställer att vi inte lagrar onödiga uppgifter om dig samt minimerar lagringstiden i så stor utsträckning som möjligt.

Webbplatsbesökare och kontakter

För information om cookies på vår webbplats, wahlinfastigheter.se, se separat cookiepolicy. Länk

Om du väljer att kontakta oss via e-post, post, telefon eller Mina sidor, behandlar vi de personuppgifter du förser oss med baserat på vårt berättigade intresse att behandla din förfrågan i den mån den inte omfattas av någon annan laglig grund enligt denna integritetsskyddspolicy. Tänk på att inte skicka känsliga personuppgifter via e-post eftersom ditt meddelande skickas i icke krypterad form. Dina personuppgifter raderas så fort ärendet är avslutat såvida de inte behövs för att uppfylla en rättslig förpliktelse eller tillvarata våra rättsliga anspråk.

På Wåhlins hemsida kan du ställa allmänna frågor om Wåhlins hyresavtal till vår AI-Chatbot Walle. Chatboten Walle tillhandahålls av en leverantör som heter Ebbot. Allt som skrivs i Chatboten sparas hos Wåhlin, ingen information lämnas till Ebbot eller annan tredje part.

När du använder Chatboten ska du inte lämna någon personlig information, Chatboten kan inte svara på några frågor som rör dig personligen och ditt enskilda hyresavtal med oss. I den mån du ändå lämnar personuppgifter till Chatboten kommer Wåhlin att rensa sådana under kommande arbetsdag. Om du har frågor som rör dig personligen och ditt hyresavtal med Wåhlin ber vi dig att kontakta oss via e-post, post, telefon eller Mina sidor.

För att Chatboten ska fungera måste du godkänna cookies. Du hittar mer information om cookies i vår separata cookiepolicy.

Hyresgäster, sökanden och borgensmän

När du lämnar en intresseanmälan eller ansökan om att hyra en bostad, lokal eller parkeringsplats behandlar vi de personuppgifter som räknas upp nedan i syfte att utvärdera din lämplighet som hyresgäst, passande lägenhetsstorlek, och för att ingå ett hyresavtal med dig. Behandlingen är nödvändig för att vidta åtgärder på begäran av dig innan ett eventuellt hyresavtal ingås samt, i förekommande fall, för att ingå och fullgöra hyresavtalet. Om du inte erbjuds ett hyresavtal, raderas dina personuppgifter när vi har meddelat dig vårt beslut.

Personuppgifter som samlas in och behandlas är:

Sökanden
Rättslig grund: berättigat intresse
• Namn, adress, e-postadress och telefonnummer
• Personnummer, samordningsnummer eller motsvarande för säker identifiering
• Ekonomiska förhållanden; vid enskild firma, uppgift om företaget
• Anställnings- och arbetsgivarintyg i förekommande fall
• Kreditupplysning och uppgifter från kronofogden samt inkassobolag
• Uppgift om ev. borgensman samt referenspersoner
• Uppgifter som lämnas av referenspersoner
• Familjeförhållanden i förekommande fall; t.ex. sambo, antal barn och ålder på dessa
• I förekommande fall, språkpreferens som inte innebär uppgift om etnicitet
• Förekomst av förvaltare eller god man och i förekommande fall kontaktuppgifter

Hyresgäst
Rättslig grund: fullgörande av avtal:
• Namn, adress, e-postadress och telefonnummer
• Personnummer, samordningsnummer eller motsvarande för säker identifiering
• Uppgift om borgensman
• I förekommande fall, språkpreferens som inte innebär uppgift om etnicitet
• Förekomst av förvaltare eller god man och i förekommande fall kontaktuppgifter
• Uppgifter om betalningar, autogiro och betalningsreferenser (till exempel OCR-nummer)
• Uppgifter rörande förbrukning av värme, varmvatten och el (endast om ingår i hyra eller betalningsskyldighet annars föreligger gentemot Wåhlin)

Rättslig grund: berättigat intresse
• Uppgifter om störningar i boendet eller misstankar om brottslig verksamhet
• Uppgifter om åsidosättande av vårdplikten gällande bostaden
• Uppgifter som behövs för att kontrollera otillåtna andrahandsuthyrningar och överlåtelser samt dokumentation vid genomförda byten av lägenheter
• Bilder inom ramen för kamerabevakning
• Passageloggar i elektroniska nyckelsystem till gemensamma utrymmen
• Besiktningsprotokoll

Rättslig grund: tillvarata Wåhlins rättsliga anspråk
• Meddelanden till socialnämnd i anledning av betalningsförsummelse eller störningar
• Meddelanden till brottsbekämpande myndigheter och andra myndigheter och rättsinstanser med anledning av de uppgifter som Wåhlin samlat in från hyresgästen med den rättsliga grunden berättigat intresse enligt ovan.

Om du är boende hos oss, sparas hyresavtal och sådana andra personuppgifter som behövs för att Wåhlin ska kunna tillvarata sina rättsliga anspråk i maximalt 2 år efter att du avflyttat såvida de inte behöver sparas längre på grund av en rättslig förpliktelse t.ex. med avseende på bokföring. Passageloggar sparas i maximalt 2 veckor för att kunna utreda eventuella störningar i boendet såvida de inte behövs längre för att kunna vidta åtgärder med anledning av sådana störningar. Kamerabevakningsmaterial sparas i maximalt sjuttiotvå (72) timmar för att kunna utreda eventuella otillåtna aktiviteter (t.ex. skadegörelse) såvida det inte behövs längre för att kunna vidta åtgärder med anledning av sådana otillåtna aktiviteter.

Är du borgensman för en av våra hyresgäster, behandlas de personuppgifter du försett oss med i syfte att fullgöra borgensåtagandet. Uppgifterna behandlas så länge hyresgästen i fråga har ett pågående hyresförhållande alternativt till dess ditt borgensåtagande upphör. Den lagliga grunden för behandlingen är fullgörande av avtal.

Arbetssökande/anställda

När du ansöker om arbete hos oss behandlar vi de personuppgifter som räknas upp nedan i syfte att utvärdera din lämplighet för den sökta tjänsten respektive ingå ett anställningsavtal med dig, på grundval av vårt berättigade intresse. Behandlingen är nödvändig för att vidta åtgärder på begäran av dig innan ett eventuellt anställningsavtal ingås samt, om du erbjuds anställning, för att ingå och fullgöra anställningsavtalet.

Utöver detta kan vi begära en arbetssökandes samtycke för att genomföra bakgrundskontroll och en hälsoundersökning inklusive alkohol- och drogtest i slutskedet av en rekryteringsprocess, innan anställning. Wåhlin kommer inte att behandla sådana känsliga personuppgifter utan att du först lämnat ditt samtycke. Personuppgifter som du lämnat till oss kan efter att du givit ditt samtycke till behandlingen av personuppgifter komma att delas med tredje part som Wåhlin anlitar för genomförande av bakgrundskontroll och hälsoundersökning.

Om du inte erbjuds den sökta tjänsten, kommer dina personuppgifter att raderas såvida du inte ger Wåhlin ditt samtycke att få behålla dina uppgifter i 6 månader för eventuellt uppkommande anställningsbehov. Samtycke lämnas på den informationsblankett du försetts med. Du har rätt att när som helst återkalla sådant samtycke.

Om du är anställd hos Wåhlin och din anställning avslutas, kommer dina personuppgifter att raderas såvida de inte behövs för Wåhlins berättigade intresse att inte drabbas av verksamhetsavbrott/-störningar, för att uppfylla rättsliga förpliktelser eller för att tillvarata Wåhlins rättsliga anspråk. Fortsatt behandling baserad på ovannämnda berättigade intresse omfattar dina konton i Wåhlins arbetsprogram, inklusive ditt mejlkonto, och dessa sparas i 6 månader efter att din anställning upphört. Mer information om vår behandling pga. rättsliga förpliktelser eller tillvaratagande av rättsliga anspråk finns längst ned i detta avsnitt 8.

Personuppgifter som samlas in och behandlas är:

Sökanden
Rättslig grund: berättigat intresse
• Namn, adress, e-postadress och telefonnummer
• Personnummer, samordningsnummer eller motsvarande för säker identifiering
• CV, foto, personligt brev
• Anställnings- och arbetsgivarintyg
• Uppgift om referenspersoner och uppgifter som de lämnat om dig
• Intyg, betyg och annan information som du lämnat till oss
• Anteckningar från intervjuer och samtal med referenser
• Resultat från eventuella personlighetstester

Rättslig grund: samtycke
• Uppgifter från bakgrundskontroll, innefattande uppgifter från offentliga myndighetsregister och privata databaser samt allmänt tillgängliga uppgifter publicerade av dig på exempelvis sociala medier
• Resultat från hälsoundersökning, inklusive drogtest och alkoholtest

Anställda
Rättslig grund: fullgörande av avtal
• Namn, adress, e-postadress och telefonnummer
• Personnummer, samordningsnummer eller motsvarande för säker identifiering
• Kontouppgifter för utbetalning av lön
• Uppgifter om sjukfrånvaro och semesterdagar
• Uppgift om facktillhörighet inom ramen för arbetsrättsliga åtgärder

Rättsliga förpliktelser och rättsliga anspråk

Vi kan komma att spara dina personuppgifter längre än vad som anges ovan om vi måste det enligt lag, t.ex. bokföringslagen, eller för att tillvarata våra rättsliga anspråk, t.ex. om du har obetalda fordringar eller om det pågår en juridisk process.

När behandlingen grundar sig på vårt berättigade intresse och att tillvarata våra rättsliga anspråk, kan vi behöva samla in och behandla ytterligare personuppgifter för att styrka dessa. Om du är boende hos oss kan så vara fallet exempelvis vid användning av lägenheten i strid med ändamålet, otillåten andrahandsuthyrning, otillåten överlåtelse, förekomst av ohyra, störningar, vanvård och vägrat tillträde.

Personuppgifterna raderas när den rättsliga förpliktelsen är uppfylld eller de rättsliga anspråken har tillvaratagits, såvida de inte behövs för något annat ändamål i enlighet med denna integritetsskyddspolicy.

9. Lämnar vi ut personuppgifter?

Vi kommer endast att överföra personuppgifter till tredje part i den mån det är nödvändigt för att uppfylla de ändamål och de syften avseende vår personuppgiftsbehandling som anges i denna integritetsskyddspolicy. Sådana tredje parter är inkassobolag, kreditupplysningsföretag, myndigheter (till exempel Skatteverket), entreprenörer som utför ombyggnationer, reparationer, underhåll och service i din fastighet, hyresintressenter eller köpare av en fastighet.

För vissa delar av vår verksamhet använder vi oss av personuppgiftsbiträden som behandlar personuppgifter för vår räkning; såsom företagshälsovård, leverantör av IT-system för administration av bland annat hyror, bokningar och felanmälningar, e-postleverantör, samt företag för löneadministration.

De som behandlar personuppgifter på uppdrag av oss är bundna av personuppgiftsbiträdesavtal som säkerställer en tillräcklig säkerhetsnivå för behandlingen av personuppgifterna.

Vid en försäljning av en fastighet där du är hyresgäst, kommer dina personuppgifter att överföras till köparen av fastigheten eftersom köparen är din nya hyresvärd. Inom ramen för en försäljningsprocess kan Wåhlin innan försäljning lämna dina personuppgifter till intressenter och eventuell köpare med den rättsliga grunden berättigade intresse.

Likaså kan dina kontaktuppgifter komma att överföras till en hyresintressent i samband med att ditt hyresavtal med Wåhlin upphör. Denna överföring grundar sig på Wåhlins berättigade intresse att visa din lägenhet för hyresintressenter i syfte att kunna hyra ut den på nytt.

Vi kommer inte att lämna ut dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES.

10. Vilka rättigheter har du?

Du har rätt:

• att få information från oss om vi behandlar dina personuppgifter eller inte. Du har i förekommande fall också rätt att begära ett s.k. registerutdrag som innehåller information om vilka personuppgifter som behandlas och på vilket sätt. Vi kommer att besvara din begäran så snart som möjligt, dock senast en månad från att din begäran mottagits.

• att återkalla ditt samtycke när vår personuppgiftsbehandling baseras därpå.

• att få felaktiga, missvisande eller ofullständiga personuppgifter rättade. Boende hos oss har själva möjlighet att logga in på ”Mina sidor” och rätta felaktiga uppgifter.

• Att begära radering av personuppgifter, vilket bland annat kommer att ske om de inte längre behövs för de ändamål de samlades in eller om behandlingen grundar sig på ditt samtycke.

• att be oss begränsa behandlingen av dina personuppgifter i stället för att radera dem.

• att invända mot vår behandling av dina personuppgifter bland annat när vår behandling grundar sig på vårt berättigade intresse.

• att få ut dina personuppgifter som du lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format alternativt få dem direkt överförda till en tredje part.

• att lämna klagomål rörande Wåhlins personuppgiftsbehandling till oss och/eller Integritetsskyddsmyndigheten.

Om du vill begära registerutdrag, få mer information om dina rättigheter eller har några frågor om hur Wåhlin behandlar dina personuppgifter kan du kontakta oss skriftligen på den adress som finns under punkt 2. Svaret skickas till den adress där du är folkbokförd alternativt lägger vi registerutdraget på ”Mina sidor” om du är boende hos oss.

11. Ändring av integritetsskyddspolicy

Vi kan komma att ändra denna integritetsskyddspolicy. Ändringar görs huvudsakligen på grund av förändringar i dataskyddslagstiftningen, förändringar av vår verksamhet eller på grund av förändringar av vår personuppgiftsbehandling. Den senaste versionen av integritetsskyddspolicyn återfinns alltid på vår webbplats.