Wåhlin Fastigheter AB (Wåhlin) vill med denna policy informera om vår behandling av personuppgifter och att dessa hanteras i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.

1. Allmänt
Du ska känna dig säker när du lämnar dina personuppgifter till oss och att det finns ett tydligt ändamål med behandlingen. Vi arbetar löpande och systematiskt med tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som krävs för att dina personuppgifter ska vara skyddade mot otillbörlig åtkomst, användning, förändring och radering.

GDPR står för General Data Protection Regulation som även kallas dataskyddsförordningen och började tillämpas den 25 maj 2018. Den ersätter personuppgiftslagen PuL.

2. Personuppgiftsansvarig
Wåhlin Fastigheter AB, 556223–3550, är ansvarig för att behandling av personuppgifter i bolaget samt för behandling av personuppgifter som görs i bolag inom koncernen.

Kontaktinformation
Wåhlin Fastigheter AB
Box 1133
171 22 Solna
Mailto: [email protected]

3. Vad är en personuppgift?
All slags information som kan knytas till en fysisk person som är i livet. Typiska personuppgifter är personnummer, namn, adress, telefonnummer och även foton.

4. Vad är en känslig personuppgift?
Känsliga uppgifter är sådana som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening samt personuppgifter som rör hälsa eller sexualliv. Normalt är det förbjudet att hantera sådana uppgifter men det finns undantag mot förbudet och känsliga uppgifter måste också skyddas mer än andra uppgifter.

5. När får personuppgifter samlas in?
Behandling av personuppgifter får enligt GDPR ske om åtminstone ett av följande villkor är uppfyllda:
• Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.
• Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
• Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige som exempelvis att följa bokföringslagen.
• Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person.
• Behandlingen är nödvändig om företaget kan visa att dess intresse av att hantera uppgifterna väger tyngre än den enskildes rätt till privatliv.

6. Vilka personuppgifter samlar vi in och behandlar?
Nedanstående förteckning är inte fullständig utan det är exempel på de viktigaste uppgifterna som vi kan komma att behandla.
• Namn, adress, e-postadress och telefonnummer.
• Personnummer, samordningsnummer eller motsvarande.
• Ekonomiska förhållanden; vid enskild firma, uppgift om företaget.
• Anställnings- och arbetsgivarintyg.
• Kreditupplysning och uppgifter från kronofogden samt inkassobolag.
• Uppgift om borgensman och referenspersoner.
• Familjeförhållanden; exempelvis sambo, antalet barn och ålder på dessa.
• Språkpreferens som inte innebär uppgift om etnicitet.
• Förekomst av förvaltare eller god man och i förekommande fall kontaktuppgifter.
• Uppgift om betalningar, autogiro och betalningsreferenser (ex OCR-nummer).
• Uppgifter rörande förbrukning av värme, varmvatten och el.
• Information om betalningsförsummelser.
• Störningar i boendet och misstanke om brottslig verksamhet.
• Åsidosättande av vårdnadsplikten gällande bostaden.
• Uppgifter som behövs för att kontrollera otillåtna andrahandsuthyrningar och överlåtelser samt dokumentation vid genomförda byten av lägenheter.
• Meddelande till socialnämnd i anledning av betalningsförsummelse eller störningar.
• Bilder inom ramen för kamerabevakning.
• Passageloggar i elektroniska nyckelsystem till gemensamma utrymmen.
• Hyresgästens kontaktuppgifter för egen och andras marknadsföring samt till intressenter för att hyra lägenhet.
• Besiktningsprotokoll

Om det krävs samtycke för en viss typ av personuppgiftsbehandling kommer Wåhlin att inhämta detta. Det kan exempelvis gälla uppgifter om hälsotillstånd. Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke.

7. Varför behandlar vi personuppgifter?
Vi använder personuppgifter i verksamheten bland annat för att administrera avtal med våra hyresgäster, leverantörer, medarbetare och arbetssökande. Det kan också vara intresseanmälningar till att hyra eller köpa bostad samt hyra lokal av Wåhlin. Vi behöver också personuppgifter för att kunna ta kreditupplysning och bedöma din betalningsförmåga. Behandling av uppgifterna kan också ske för att Wåhlin ska kunna fullgöra sina förpliktelser enligt lagar och förordningar.

8. Hur länge sparas uppgifterna?
Vi sparar uppgifterna så länge det är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen.

Hyresavtal och andra personuppgifter sparas i maximalt 2 år efter att hyresgästen avflyttat.

Vi kan komma att spara uppgifterna längre om vi måste det enligt lag eller för att bevaka våra rättsliga intressen, till exempel om det pågår en juridisk process.

9. Lämnar vi ut personuppgifter?
Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till koncernbolag, samarbetspartners och andra parter i syfte att fullgöra vårt avtal med dig. Wåhlin kan även komma att lämna ut personuppgifter till bolag som behandlar personuppgifter för vår räkning. Det innebär att personuppgifter kan behöva lämnas till försäkringsbolag, bostadsförmedling, jourfirma och entreprenörer samt samarbetspartner som utför reparation, underhåll och service i din fastighet samt inkasso- och kreditupplysningsbolag.

Personuppgifter kan också komma att lämnas ut om det är nödvändigt för att följa gällande lagkrav eller krav från myndigheter, för att tillvarata Wåhlins rättsliga intressen eller för att upptäcka, förebygga eller uppmärksamma bedrägerier och andra säkerhets- eller tekniska problem.

Vid en eventuell försäljning av fastighet kan uppgifter komma att lämnas till köparen.

En part som behandlar personuppgifter åt oss kallas personuppgiftsbiträde vilket exempelvis kan vara en IT-leverantör. Vi ansvarar för att det tecknas ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal som ska säkerställa att motparten är bunden vid att följa aktuella lagar och förordningar enligt GDPR.

Vi kommer inte att lämna ut dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES.

10. Rättigheter
Du har rätt att en gång per kalenderår erhålla kostnadsfri information om vilka personuppgifter Wåhlin behandlar om dig och i vilket syfte (så kallat registerutdrag). En sådan ansökan om registerutdrag ska vara skriftlig och undertecknad av den sökande.

Du har också rätt att få felaktiga, missvisande eller ofullständiga uppgifter rättade. Även rätt till radering av personuppgifter om bland annat dessa inte längre behövs för de ändamål de samlades in och om behandlingen grundar sig på ditt samtycke. Du har själv möjlighet att logga in på ”Mina sidor” och rätta felaktiga uppgifter.

Du har rätt att anmäla ditt ärende till Datainspektionen om du anser att Wåhlin inte agerar korrekt enligt lagstiftningen.

Om du vill begära registerutdrag eller har några frågor om hur Wåhlin behandlar dina personuppgifter kan du kontakta oss skriftligen. Ditt brev ska vara underskrivet och innehålla ditt personnummer. Svaret skickas till den adress där du är folkbokförd alternativt lägger vi registerutdraget på ”Mina sidor” om du är boende hos oss.

11. Cookies
Vid besök på vår webbplats, www.wahlinfastigheter.se, så lagras en liten textfil som innehåller information på besökarens dator. Cookies används för att ge statistik om användandet av webbplatsen och ses bara som siffror som inte kopplas ihop med personuppgifter.

12. Ändring av integritetspolicy
Denna policy kan komma att uppdateras från tid till annan. Aktuell integritetpolicy kommer att finnas på Wåhlins webbplats.